Voihan Vp…

Kategoriat Yleinen, Yritystapahtumat | 0

HarjannostajaisetTapahtumanjärjestäjän ikuinen murheenkryyni on se, että ihmiset eivät välitä Vp:stä. Nyt en tarkoita vapautusta palveluksesta, vapaapäivää tai Valittuja Paloja, vaan kutsuun lisättävää pyyntöä, jolla kehotetaan kutsuttua ilmoittamaan tulostaan tai mahdollisesta esteestään.

Karkeasti arvioiden 50 prosenttia kutsutuista ei reagoi mitenkään. Vaikka kutsussa lukee Vp xx.x. mennessä. Vaikka saatteessa pyydetään ilmoittautumaan ja ilmoittamaan mikäli ei pääse. Vaikka laitat muistutusviestiä niille, jotka eivät reagoineet.
Aivan sama, onko kyseessä asiakastilaisuus, kutsuvierastilaisuus, henkilökuntajuhla, kokous tai seminaari.

Miksi sitten kutsuttavia kiusataan tämmöisillä ikävillä vastauspyynnöillä? Esimerkiksi tilaisuuden tarjoilut, tilat, aikataulu ja jaettavan materiaalin määrä riippuvat osallistujamäärästä. Monet ravintoloitsijat haluavat henkilömäärän vahvistuksen viikkoa ennen tilaisuutta. Sen jälkeen määrää voi nostaa, mutta ei laskea. Tai voi laskea, mutta lasku tulee ylimmästä ilmoitetusta määrästä. Tämä on ymmärrettävää; raaka-aineet tilataan ja tarjoilut valmistellaan etukäteen.

Jokuhan nämä poisjäännit ja no-showt maksaa. Yleensä kustannukset jäävät kutsujan vastuulle. Maksullisissa tilaisuuksissa kustannusriski on pienempi, kun lasku lähtee etukäteen ja rahoja ei palauteta, mikäli ilmoittautunut ei perunut osallistumistaan määräaikaan mennessä.

Ilmaiset tilaisuudet, joissa on tarjoilua, ovat pahimpia. Moni ilmoittautuu miettimättä, onko oikeasti kiinnostunut. Kun ajankohta on käsillä, ei jaksakaan tai pääsekään. Muistuuko silloin mieleen ilmoittaa kutsujalle, että ei tulekaan? Käykö mielessä, että tapahtumaan voi olla jonotuslista, jossa olisi innokkaita paikan ottajia?

Mutta on tätä koettu myös päinvastoin: paikalle ilmestyykin useita henkilöitä enemmän kuin oli ilmoittautunut. Siinä sitten yrität muuttua hetkessä ylimääräisiksi ruoka-annoksiksi ja tuoleiksi. Tapahtumanjärjestäjän ajatus kulkee tällaisessa tapauksessa näin radikaalisti: Jos et ilmoita tulostasi, et ole tulossa. Eräs henkilö totesi tullessaan paikalle avecin kera ilmoittautumatta: ”Ainahan minä näissä käyn, kyllähän te tiedätte, että tulen.”
Eikä tiedetä. Eikä muuten ollut varattu sitä erityisruokavaliotakaan.

Me tapahtumanjärjestäjät emme ole ajatustenlukijoita, mutta pitkällä kokemuksella olemme kyllä kehittyneet aikamoisiksi ennustajiksi. Onneksi on myös hyviä ilmoittautumisjärjestelmiä, joilla on helppo muistutella ja sitouttaa kutsuttuja.

Kunnioita siis kutsujaa ja ilmoita tulostasi tai poisjäännistäsi. Se ei vie sinulta paljon aikaa, mutta antaa sinusta positiivisen kuvan ihmisenä, työntekijänä ja yhteistyökumppanina.

Jos olet itse järjestämässä tapahtumia oman työsi ohessa, laske kannattaisiko mieluummin palkata samalla rahalla ammattilainen tapahtumanjärjestäjä kuin maksaa no-showsta?